Saludos lectores. Acreditar una empresa extranjera ante la Unidad de Grandes Empresas y Colectivos Estratégicos (UGEyCE) suele conllevar la aportación de documentación societaria y de representación. Cuando el expediente se apoya en certificados registrales, poderes, acuerdos y escrituras emitidos fuera de España, la traducción se convierte en un elemento clave para la evaluación. El problema habitual no es que falte documentación, sino que la documentación no llega con un formato y traducción que permitan verificar con claridad lo que se pretende acreditar.

¿POR QUÉ SE COMPLICA TANTO LA ACREDITACIÓN ANTE LA UGE EN LA PRÁCTICA?

               La UGE tramita autorizaciones de residencia previstas en la Ley 14/2013 y, en muchos casos, la presentación se realiza por vía telemática, lo que exige documentos legibles, ordenados y consistentes. Cuando la empresa es extranjera, el expediente suele mezclar piezas emitidas por registros mercantiles, notarios, tribunales, autoridades fiscales o entidades equivalentes en el país de origen. Cada una tiene su propio formato, su terminología y su forma de acreditar la vigencia, y si esa complejidad no se gestiona correctamente desde el principio, nos arriesgamos a que aparezcan requerimientos que se podrían haber evitado.

               En la práctica se falla por motivos previsibles. Se entregan escaneos incompletos, se omiten anexos citados en el propio documento, se presentan versiones antiguas de certificados, o se traducen nombres, cargos y domicilios de forma inconsistente entre documentos. También es frecuente que se subestime el peso de las notas marginales, los sellos, las diligencias y las legalizaciones, que son parte del contenido y, por tanto, parte de lo que se debe trasladar con precisión.

¿QUÉ DECIDE SI NECESITÁIS TRADUCCIÓN JURADA O BASTA CON TRADUCCIÓN PROFESIONAL?

               La regla prudente es ser siempre conscientes de que la aceptación final depende del organismo receptor y del tipo de documento, y conviene tratarlo como un requisito de seguridad jurídica, no como una preferencia estética. En procedimientos vinculados a movilidad internacional se indica de forma expresa, en determinados trámites, que los documentos deben presentarse traducidos al castellano y, tratándose de documentos públicos extranjeros, además legalizados o apostillados.

               La traducción jurada en España es una traducción certificada, firmada y sellada por un traductor intérprete jurado habilitado, con una fórmula de certificación que acredita su fidelidad respecto al original. En expedientes donde se acredita representación, existencia societaria y validez de poderes, esa certificación suele ser determinante porque facilita al destinatario confiar en el contenido sin necesidad de interpretaciones adicionales. Aun así, no conviene afirmar que siempre será obligatoria, porque la exigencia puede variar según el documento, el idioma, el procedimiento y el criterio del órgano que revisa.

¿QUÉ TRADUCCIONES JURADAS SON MÁS FRECUENTES PARA ACREDITAR UNA EMPRESA EXTRANJERA?

               Sin que exista propiamente un listado universal, sí hay patrones que se repiten. Suele pedirse la traducción jurada de documentos que acreditan la existencia y situación de la sociedad, como certificados registrales equivalentes al Registro Mercantil o certificados de vigencia, y de documentos que explican su estructura, como estatutos, artículos de asociación o documentos de constitución y modificaciones. También es habitual que se requiera traducción jurada de los documentos que prueban quién puede actuar en nombre de la empresa, como poderes notariales, nombramientos de administradores, acuerdos del órgano de administración, certificaciones de secretario o instrumentos similares según el país.

               A partir de ahí, el expediente puede necesitar documentación complementaria que, según el caso, también se beneficia de un enfoque jurado o, como mínimo, de una traducción profesional muy controlada. Hablamos de cuentas anuales, certificaciones fiscales, informes de auditoría, documentos bancarios o contratos que evidencien la relación entre empresas de un grupo. Cuando el objetivo es acreditar una realidad societaria ante una autoridad, no solo importa el contenido, también importa la trazabilidad de ese contenido, y la traducción debe reflejarlo con rigor.

               Si queréis entender cómo se articula una traducción jurada y qué implica a nivel de certificación y presentación, podéis ampliar información en nuestra página de traducciones juradas.

¿QUÉ SE ESPERA DE UNA TRADUCCIÓN PROFESIONAL ANTE LA UGE?

               Se espera precisión terminológica y equivalencia funcional. Un tipo societario extranjero no se resuelve con una traducción literal si eso induce a error, pero tampoco se debe “españolizar” sin justificación. Se ha de traducir con criterio, manteniendo denominaciones oficiales cuando proceda y asegurando que el lector en España entiende qué es el documento y qué acredita.

               Además, se espera coherencia interna, porque la Administración no evalúa frases sueltas, si no el expediente en su integridad. Si la empresa aparece con dos grafías distintas, si el representante cambia de orden en sus apellidos, si un número registral se transcribe de dos formas o si una fecha está interpretada en formato distinto, el destinatario no sabe cuál es la correcta y lo normal es que pida aclaración. La coherencia también incluye el registro, con un tono jurídico y mercantil estable, sin interpretaciones ni adornos.

               Finalmente, se espera un control de calidad razonable. Eso implica revisión por un segundo profesional cuando el volumen o el riesgo lo aconsejen, comprobaciones cruzadas de nombres, cifras y fechas, y una maquetación orientada a la verificabilidad. No se trata de prometer ausencia total de incidencias, sino de reducir la probabilidad de error y aumentar la capacidad de respuesta si el organismo pide un ajuste.

¿QUÉ DOCUMENTOS Y MATERIALES NECESITÁIS APORTAR PARA HACERLO BIEN?

               Se necesitarán documentos originales completos y legibles, con todas las páginas y anexos, incluidos reversos si contienen sellos o diligencias. Si el documento está legalizado o apostillado, esa parte debe aportarse también, porque forma parte del conjunto que se presenta y, en muchos casos, condiciona el modo de traducción y entrega. En España, la legalización o la apostilla se utiliza para acreditar la autenticidad de la firma y la condición de la autoridad que emite el documento, y su tratamiento no es decorativo.

               También ayuda que aportéis la finalidad exacta del expediente y el destinatario previsto, porque no se traduce igual un paquete para verificación societaria que un paquete para sustentar una relación contractual dentro de un grupo. Si tenéis versiones editables, suelen reducir errores de transcripción, aunque la traducción jurada se certifica respecto al documento aportado. Y si existe documentación previa ya presentada, conviene compartirla para mantener coherencia, especialmente en nombres de la empresa, domicilios, cargos y denominaciones internas.

               Los errores que provocan retrasos suelen ser simples. Falta una página, el poder no está vigente en la fecha relevante, el certificado registral es antiguo, el documento está recortado y no se leen sellos, o se entrega una traducción parcial que omite notas marginales. También son frecuentes las incoherencias entre documentos del mismo expediente, como traducciones distintas de la misma cláusula, denominaciones variables del cargo del firmante o cifras copiadas con un dígito erróneo. En un entorno telemático, además, la legibilidad del escaneo y la organización del PDF tienen un peso real en la revisión.

¿CÓMO CAMBIA LA ESTRATEGIA SEGÚN EL ESCENARIO EN EL QUE ESTÉIS?

               Si sois una empresa extranjera que necesita acreditar su existencia y representación para tramitar autorizaciones, la estrategia debe priorizar ciertos documentos llave. Esos suelen ser los que acreditan existencia registral, vigencia y capacidad de representación, y se preparan con el estándar más exigente razonable, porque si fallan, se bloquea todo lo demás. Aquí conviene pensar en un paquete corto, sólido y verificable, antes que en un paquete largo y difícil de revisar.

               Si sois un grupo empresarial con varias filiales y documentación recurrente, el riesgo principal es la incoherencia. En estos casos la estrategia es construir una base terminológica estable, con equivalencias consistentes de cargos, departamentos y denominaciones societarias, y un control estricto de nombres, números y fechas entre documentos. La traducción corporativa bien gestionada os ahorra requerimientos y evita contradicciones internas, especialmente en contratos, políticas internas, documentación de recursos humanos y anexos que acompañan a la documentación societaria. Para estos supuestos, podéis ver cómo trabajamos la documentación corporativa en traducciones para empresas.

               Si además estáis en un contexto de licitaciones, compliance o due diligence, la estrategia cambia ligeramente. La prioridad ya no es solo acreditar existencia y representación, sino mantener trazabilidad y consistencia documental bajo una revisión externa. Aquí la traducción debe ser especialmente conservadora, con terminología jurídica estable, referencias cruzadas intactas y un control reforzado de anexos, definiciones y numeraciones. Y si en paralelo tenéis que presentar vuestra imagen corporativa, web o materiales comerciales, conviene separar flujos, porque el registro administrativo y el registro de comunicación de marca no se resuelven con la misma lógica. Para contenidos digitales, la traducción orientada a público objetivo se gestiona mejor desde un enfoque de localización como el de nuestras traducciones web.

¿QUÉ ESTRATEGIA ÚNICA REDUCE MÁS RIESGO Y COSTE DE TODO EL PROCESO?

               La estrategia más eficaz es trabajar con un briefing cerrado y verificable desde el inicio, donde dejéis por escrito la finalidad del expediente, el organismo receptor, el idioma de presentación, qué documentos son críticos, qué formato se va a entregar, qué nombres y datos deben mantenerse idénticos y qué versiones son las vigentes, y donde aportéis originales completos y legibles, preferiblemente con fuente editable cuando exista, junto con un glosario corporativo mínimo y una revisión cruzada de nombres propios, cargos, números registrales y fechas, planificando un calendario realista que incluya margen para revisión y posibles requerimientos sin comprometer la coherencia del conjunto.

En conclusión…

               Si necesitáis que revisemos vuestra documentación, os indiquemos qué piezas conviene plantear como traducción jurada y os propongamos un enfoque de coherencia y control de calidad ajustado a vuestro caso, escribidnos y lo aterrizamos con criterio. No dudéis en contactar con nosotros.